GLN-nummer (Global Location Number) er en GS1-standard for entydig identifikasjon av lokasjoner, enheter og adresser i verdikjeden. Når GLN bygges inn i ReAI får du presise koblinger mellom vareflyt og regnskapsdata, og du unngår manuelle avvik i leverandør- og kundeinformasjon.
Hvordan GLN er bygget opp
Et GLN består av 13 sifre og følger prinsippet «landkode + virksomhet + lokasjon + kontrollsiffer». Strukturen gjør at hver lokasjon får en unik identifikator, noe som er kritisk når du kobler regnskap, logistikk og EHF.
| Posisjon | Lengde | Beskrivelse |
|---|---|---|
| 1-3 | 3 siffer | GS1-landprefiks tildelt av GS1 Norway |
| 4-11 | 8 siffer | Virksomhetens hovednummer |
| 12 | 1 siffer | Intern lokasjonsreferanse |
| 13 | 1 siffer | Kontrollsiffer beregnet med Modulus 10 |
Slik får du GLN i Norge
- Registrer virksomheten hos GS1 Norway og få tildelt prefiks.
- Definer lokasjonstyper (hovedkontor, lager, butikk, produksjon).
- Alloker interne referanser og beregn kontrollsiffer.
- Oppdater masterdata i ReAI, ERP og logistikkverktøy før du aktiverer EHF.
Bruk i regnskap, EHF og logistikk
GLN-nummer brukes for å koble dokumenter til riktig lokasjon gjennom hele verdikjeden.
| Scenario | GLN-bruk | Effekt i ReAI |
|---|---|---|
| Inngående EHF | GLN i fakturahode og leveringsadresse | Automatisk kontering og match mot leverandørreskontro |
| Lagerflyt | GLN på lager og terminal | Sanntidsoppdatering av lagerbeholdning |
| Transport | GLN i fraktbrev og sporingsmeldinger | Færre feil ved remittering og varekvittering |
| Leverandørportal | GLN per avdeling | Kontroll med kvitteringer og intern godkjenning |
GLN i ReAI-plattformen
ReAI speiler GLN-strukturen i både masterdata og prosessmotorer:
- Dataintegrasjon: GLN fra ERP synkroniseres via API-integrasjoner .
- Tilgangsstyring: Kombiner GLN med rollebasert tilgang for å styre hvem som kan attestere per lokasjon.
- Dashboard: Visualiser KPI-er per lokasjon i regnskapsdashboard for å se marginer, volum og avvik.
- Avstemmingslogikk: ReAI matcher GLN mot kontoplan og prosjekter slik at bilagsføring blir konsistent.
Kontroller du bør automatisere
| Kontroll | Formål | Terskel |
|---|---|---|
| GLN-validering | Sikre at alle innkommende dokumenter har gyldig GLN | Avvis ved manglende kontrollsiffer |
| Lokasjonsmatching | Sørge for at bilag kobles til riktig kostnadssted | Varsle ved ukjent GLN |
| Dobbeltregistrering | Stoppe duplikate GLN i leverandørregister | Blokker ved identisk navn og lokasjon |
| Revisjonsspor | Loggføre endringer i GLN-masterdata | Krev attestasjon fra controller |
Beste praksis for datakvalitet
- Standardiser navngivning: Bruk samme lokasjonsnavn i GLN, ERP og logistikkportaler.
- Dokumenter ansvar: Fordel eierskap mellom logistikkleder, økonomisjef og IT for å unngå doble koder.
- Planlegg endringer: Involver GS1, økonomi og drift ved flytting eller nye lokasjoner.
- Koble til anskaffelser: Bruk GLN i anskaffelsesprosesser for å styre leveringsadresse og mottak.
Samspill med andre GS1-identifikatorer
| Standard | Hva identifiseres | Hvordan samspiller den med GLN |
|---|---|---|
| GTIN | Produkter | GLN definerer hvor GTIN-produktet sendes |
| SSCC | Kolli og containere | GLN angir opprinnelses- og mottaksadresse |
| GPC | Produktkategorier | GLN gjør kategoridata lokasjonsspesifikt |
Sjekkliste før du går live
- Oppdater leverandør- og kunderegister med GLN og ansvarlig kontaktperson.
- Test EHF-flyten med to ulike lokasjoner og bekreft at kontering skjer automatisk.
- Sett opp varsler i ReAI for bilag uten GLN eller med feil lokasjon.
- Lag en prosedyre for å avslutte utgåtte GLN og informere partnere.
Et helhetlig oppsett av GLN-nummer gir bedre kontroll på vareflyt, dokumentasjon og regnskapskvalitet. Når identifikatorene er riktig koblet i ReAI, reduserer du feil, styrker internkontrollen og frigjør tid til analyse i stedet for manuell sjekk av lokasjonsdata.