En regning er et betalingskrav utstedt av en selger til en kjøper for varer eller tjenester. I norsk regnskap fungerer regningen som grunnlag for bokføring og dokumentasjon av fordringer og gjeld.
Hva er regning i norsk regnskap?
I henhold til bokføringsloven og bokføringsforskriften må alle fordringer dokumenteres med gyldig bilag. En regning utgjør ofte et bilag som registreres i regnskapet for å synliggjøre utestående betalinger.
Typer regninger
| Type regning | Beskrivelse | Oppbevaringsfrist |
|---|---|---|
| Papirregning | Fysisk utstedt regning, ofte postforsendt eller levert manuelt | Minst 5 år |
| E-postregning | Elektronisk regning sendt som PDF eller i EHF/EHF-format | Minst 5 år |
| Fakturaprogram-regning | Regning generert og sendt direkte fra fakturaprogram eller ERP-system | Minst 5 år |
Krav til regning
Alle regninger må som et minimum inneholde følgende opplysninger:
- Dato for utstedelse “ Når regningen er opprettet.
- Forfallsdato “ Siste dato for betaling av kravet.
- Beløp “ Totalbeløp inkludert merverdiavgift.
- Beskrivelse “ Hva kravet gjelder (vare eller tjeneste).
- Partene “ Navn og organisasjonsnummer på selger og kjøper.
- MVA-spesifikasjon “ Merverdiavgift spesifisert i samsvar med loven.
Regning vs Faktura vs Kvittering
Det er viktig å forstå forskjellen mellom regning, faktura og kvittering :
- Regning “ Et betalingskrav til kjøper, som dokumenterer at det er en ubetalt fordring. For reisekostnader benyttes Reiseregning for dokumentasjon av reiseutlegg.
- Faktura “ En formell regning med spesifikke lovkrav til opplysninger og utforming.
- Kvittering “ Bekreftelse på at betaling er mottatt.
Oppbevaring av regninger
Regninger skal oppbevares i minst 5 år i henhold til Oppbevaring av regnskapsmateriale . Dette sikrer at virksomheten kan dokumentere fordringer ved senere revisjon eller bokettersyn.
Beste praksis for håndtering av regninger
- Digitaliser regninger umiddelbart “ Skann eller lagre elektroniske versjoner for å sikre lesbarhet.
- Bruk standardiserte maler “ Sørg for at alle krav inneholder nødvendige opplysninger.
- Automatiser purring “ Systemer for automatiske purringer bidrar til bedre likviditetsstyring.
- Link regninger til prosjekter og kunder “ Gir god oversikt og gjør rapportering enklere.
Konklusjon
En god forståelse av regninger og deres krav er essensielt for korrekt regnskapsføring og likviditetsstyring. Ved å følge lovpålagte krav og beste praksis kan virksomheter sikre at fordringer dokumenteres og følges opp effektivt.