Notes de frais et indemnites kilometriques
Les notes de frais sont admises en deduction si elles sont justifiees, professionnelles et comptabilisees correctement avec leur TVA.
Les notes de frais sont une charge frequente en TPE. Bien gerees, elles sont entierement deductibles et n’occasionnent ni cotisations sociales ni impot pour le beneficiaire. Mal gerees, elles deviennent un risque en controle URSSAF ou fiscal. Cet article fait partie du cluster sur les charges et deductions des entreprises et detaille le cadre applicable aux remboursements de frais et aux indemnites kilometriques.
Conditions de deductibilite
Une depense de salarie ou de dirigeant peut etre prise en charge par l’entreprise si elle remplit trois criteres :
- engagee dans l’interet de l’entreprise (lien professionnel demontrable)
- justifiee par une piece (facture, ticket, justificatif de transport)
- comptabilisee dans le bon compte de charges et avec la bonne TVA
L’absence de l’un de ces elements expose la deduction a un rejet en cas de controle. Ces conditions reprennent les regles generales des principes des charges deductibles : une depense de complaisance, mal documentee ou sans lien avec l’activite peut etre reintegree au resultat, parfois assortie de penalites.
Notes de frais ou prise en charge directe
Trois modalites coexistent pour couvrir une depense professionnelle, avec des consequences differentes :
- avance par le salarie ou le dirigeant, puis remboursement sur note de frais : la piece justificative doit etre conservee et le motif professionnel renseigne
- prise en charge directe par l’entreprise (carte affaires, facture au nom de la societe) : la TVA est recuperee plus simplement et le remboursement n’a pas a transiter par la paie
- allocation forfaitaire dans la limite des baremes URSSAF, sans justificatif depense par depense
Le choix entre remboursement au reel et forfait se fait depense par depense : le reel exige des justificatifs mais n’a pas de plafond, le forfait simplifie la gestion mais reste borne par les baremes.
Indemnites kilometriques
Pour les deplacements professionnels avec un vehicule personnel, l’indemnite kilometrique rembourse les frais de carburant, d’entretien, d’assurance et d’amortissement. Elle se calcule selon le bareme officiel publie chaque annee par l’administration fiscale, en fonction de la puissance fiscale et du nombre de kilometres parcourus.
| Puissance | Jusqu’a 5 000 km | De 5 001 a 20 000 km | Au-dela de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | bareme x km | bareme + forfait | bareme reduit |
| 4 CV | bareme x km | bareme + forfait | bareme reduit |
| 5 CV et plus | bareme x km | bareme + forfait | bareme reduit |
Les valeurs exactes sont publiees chaque annee : verifier sur impots.gouv.fr la valeur en vigueur. Le bareme est majore de 20 % pour les vehicules electriques. L’indemnite kilometrique couvre l’ensemble des frais lies au vehicule : on ne peut pas, en parallele, deduire le carburant ou l’entretien du meme trajet. Pour le detail du calcul et la comparaison avec les frais reels, voir le bareme des indemnites kilometriques en vigueur et le traitement des frais de vehicule.
Frais professionnels et limites URSSAF
L’URSSAF publie aussi des baremes forfaitaires pour les repas et les nuitees. Trois choix sont possibles :
- remboursement au reel sur justificatifs (sans plafond)
- remboursement au forfait dans la limite des baremes URSSAF
- prise en charge directe par l’entreprise (carte affaires)
Tant que le remboursement reste dans la limite du bareme URSSAF, il est presume utilise conformement a son objet et exonere de cotisations. Au-dela, l’excedent peut etre requalifie en salaire et soumis a charges sociales. Le traitement des repas est detaille dans frais de deplacement et de repas.
Pieces a conserver
Pour chaque note de frais :
- justificatif original ou numerique probant
- date, lieu, montant et nature de la depense
- indication du motif professionnel (reunion, salon, client)
- pour les repas : nom des personnes recues si frais de representation
- pour les deplacements : itineraire et kilometres
La rigueur sur les justificatifs est la premiere ligne de defense en cas de controle : un classement clair, mois par mois, evite les rejets. Voir les bonnes pratiques de gestion dans notes de frais et justificatifs.
Comptabilisation
La saisie comptable suit la nature de la depense :
- 6251 deplacements
- 6256 missions
- 6257 receptions
- 6258 frais divers
La TVA est recuperable sur les hotels (logement) avec restriction et sur la restauration. Pour les vehicules de tourisme, la TVA n’est pas recuperable sur le carburant essence (regle progressive en cours), mais l’est sur le diesel. Une affectation correcte des comptes facilite le suivi analytique des deplacements et le controle de gestion.
Pour aller plus loin
Voir aussi notes de frais et depenses du personnel et pieces justificatives . Pour le cadre URSSAF, URSSAF cotisations independants . Voir les tarifs pour digitaliser les notes de frais.